Deze juridische documenten heeft iedere ondernemer in 2019 nodig

Het nieuwe jaar is begonnen. Bent u ondernemer? Dan hoop ik dat het een jaar wordt vol groei en succes, zonder juridische problemen. Veel van die problemen kunt u voorkomen met duidelijke juridische documenten. Ik vertel u graag welke juridische documenten u in 2019 nodig hebt.

Heldere algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel onmisbaar. Als u geen algemene voorwaarden heeft moet u namelijk voor elke overeenkomst die u aangaat alle voorwaarden afzonderlijk bespreken en vasteggen. Omdat dat voor geen enkele ondernemer te doen is, kunt u in plaats daarvan uw algemene voorwaarden gebruiken.

Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die automatisch van toepassing zijn op alle overeenkomsten die u met uw klanten sluit, op voorwaarde dat die klanten er kennis van kunnen nemen vóórdat u de overeenkomst sluit. Daar zorgt u voor door ze met de offerte mee te sturen, ze per e-mail te verstrekken of te verwijzen naar uw website (dit geldt alleen voor dienstverleners en online ondernemers, zoals webwinkels).

In de algemene voorwaarden regelt u zaken als de betalingstermijn en betalingsvoorwaarden, garantie, overmacht en aansprakelijkheid. Ook staat er vaak in hoe extra werkzaamheden moeten worden afgesproken en hoe de overeenkomst kan worden opgezegd. Bepalingen die de kern van de geleverde prestatie uitmaken, zoals de prijs en de te leveren goederen of diensten, mogen volgens de wet geen deel uitmaken van de algemene voorwaarden. Deze bepalingen moeten worden opgenomen in de hoofdovereenkomst.

Ik adviseer u om van tijd tot tijd (liefst elk jaar) te laten controleren of uw algemene voorwaarden nog up to date zijn. Een advocaat beoordeelt of ze moeten worden aangepast, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving of rechtspraak.

Duidelijke offertes en opdrachtbevestigingen

U hoeft niet iedere afspraak in een schriftelijk contract op te nemen. Zoals u in een eerder artikel [link naar een mondelinge overeenkomst is ook een overeenkomst] kon lezen is een overeenkomst in principe vormvrij. Een mondelinge overeenkomst is dus ook een overeenkomst. U kunt uw klanten dus aan een mondelinge overeenkomst houden, zolang u maar kunt bewijzen wat er is afgesproken.

Een mondelinge afspraak is echter vaak moeilijk te bewijzen, zeker als deze niet schriftelijk is bevestigd en er geen getuigen zijn. Daarom is het belangrijk om met duidelijke offertes en schriftelijke opdrachtbevestigingen te werken.

Verwijs in uw offertes altijd naar de (liefst bijgevoegde) algemene voorwaarden. En net zo belangrijk: leef de algemene voorwaarden ook na. Is er sprake van aanvullende werkzaamheden en staat er in uw algemene voorwaarden dat afspraken daarover schriftelijk moeten worden bevestigd? Doe dat dan ook. Een e-mail (of desnoods een WhatsApp-bericht) is daarvoor voldoende.

Maakt u langdurige afspraken, of afspraken met grote financiële belangen? Laat u dan vooraf goed adviseren en de afspraken vastleggen in een ‘echt’ contract.

Overzichtelijke facturen, herinneringen en aanmaningen

Om te voorkomen dat u problemen krijgt met de Belastingdienst moeten uw facturen aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Daarnaast kan een foutje in een factuur ertoe leiden dat u in een juridische procedure in de problemen komt. Vermeld daarom op elke factuur:

• de naam en het vestigingsadres van uw onderneming
• uw KvK-nummer
• uw btw-nummer
• de naam en het adres van uw klant
• de factuurdatum
• het factuurnummer
• de aard en hoeveelheid van de door u geleverde goederen of diensten
• de leverdatum van de goederen of diensten
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
• het btw-tarief (levert u diensten die niet btw-belast zijn, neemt dan een regel op waaruit dat blijkt, zoals ‘Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw’)
• btw-bedragen, uitgesplitst per btw-tarief
• het totaalbedrag

Ook uw herinneringen en aanmaningen moeten in orde zijn. Doet u zaken met consumenten? Dan moet u voldoen aan de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). De WIK bepaalt dat u, voordat u bij een consument incassokosten in rekening kunt brengen, hem of haar eerst met een aanmaning ingebreke moet stellen.

Deze aanmaning noemen we de 14-dagenbrief, omdat u er de consument nog eenmaal 14 dagen de gelegenheid mee geeft om de openstaande factuur, zonder bijkomende kosten, te betalen. Op grond van de WIK moet u in de 14-dagenbrief moet u ook de mededeling opnemen dat  de incassokosten bij het uitblijven van de betaling voor rekening uw klant komen, met vermelding van de hoogte van de dan verschuldigde incassokosten. Maakt u een fout in de 14-dagenbrief? Bijvoorbeeld omdat u niet de juiste termijn noemt, of een te hoog bedrag aan incassokosten? Dan is de aanmaning juridisch gezien niet geldig. U zult dan eerst een juiste aanmaning moeten verzenden voordat u incassokosten in rekening kunt brengen.